VISSELBLÅSARPOLICY

INLEDNING

Renoa Avloppstjänster AB är specialister på renovering av villor. Renoa erbjuder relining (underhåll av avlopp eller rör), i syfte att skapa ett sundare hem för sina kunder. Renoa, och dess representanter, ska alltid uppträda på ett affärsmässigt korrekt och professionellt sätt.

Renoas medarbetare har en viktig roll när det gäller att fånga upp eventuella oegentligheter och denna visselblåsarpolicy ska vara ett stöd och en vägledning för alla medarbetare inom Renoa.

Med ”medarbetare” menas i denna policy alla anställda, arbetssökande, studenter, praktikanter, konsulter, volontärer och andra personer som i ett arbetsrelaterat sammanhang har en relation till Renoa. Även personer som har haft en arbetsrelaterad relation med Renoa och fått del av eller inhämtat information under tiden i verksamheten omfattas.

Denna visselblåsarpolicy och visselblåsarkanalen är utformad i enlighet med Lag (2021: 890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (”Visselblåsarlagen”), Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2019/1937 om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av unionsrätten (”EU:s Visselblåsardirektiv”) och i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler.

Syftet med denna visselblåsarpolicy är att möjliggöra för medarbetare att rapportera misstankar om allvarliga oegentligheter utan risk för repressalier. Syftet är också att säkerställa en korrekt hantering och utredning av visselblåsarärenden samt att bevara medarbetarnas förtroende för Renoa, dess verksamhet och beslutsfattare.

För att alla medarbetare ska kunna visselblåsa på ett tryggt sätt har Renoa upprättat en visselblåsarkanal som hanteras av Renoas visselblåsar-team.

Renoas interna visselblåsarkanalen nås via följande länk: https://report.whistleb.com/sv/message/renoa

Visselblåsaren har rätt att vara anonym och behöver inte uppge sin identitet i samband med rapportering.

1.       NÄR KAN DEN INTERNA VISSELBLÅSARKANALEN ANVÄNDAS?

Visselblåsarkanalen ger alla medarbetare en möjlighet att anmäla misstankar om missförhållande som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.

Missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram utgörs typiskt sett av handlingar och underlåtenheter som strider mot lagar och förordningar, men också om Renoa markant strider mot något som de utlovat och gjort till konkurrensfördel.

”Allmänintresse” brukar normalt sett var missförhållanden som avser lagbrott om följande:

• Transportsäkerhet
• Produktsäkerhet
• Miljöskydd
• Korruption
• Misstänkt ekonomisk brottslighet
• Penningtvätt och finansiering av terrorism
• Allvarliga former av diskriminering och trakasserier
• Brott mot offentlig upphandling
• Skydd för integritet och personuppgifter (GDPR mm)
• Säkerhet för nätverk och informationssystem
• Bolagsskatteregler
• Konsumentskydd
• Livsmedels- och fodersäkerhet och djurs hälsa och välbefinnande
• Folkhälsan
• Konkurrenslag
• Strålsäkerhet och kärnsäkerhet

Frågor som berör medarbetarens egna arbets- och anställningsförhållanden?

Information som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden omfattas endast i undantagsfall.

Frågor som faller utanför ovan angivna ram, t.ex. allmänt missnöje på arbetsplatsen, ska inte rapporteras via visselblåsarkanalen. I dessa fall ska du som är medarbetare i stället vända dig till din närmaste chef eller annan chef på arbetsplatsen.

2.      HUR KAN DEN INTERNA VISSELBLÅSARKANALEN ANVÄNDAS?

Om en medarbetare misstänker missförhållanden finns det olika sätt att rapportera detta.

En medarbetare behöver inte ha fullständiga bevis för att uttrycka en misstanke. Rapporter ska dock lämnas i god tro, dvs medarbetaren måste ha en skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann.

SÅ HÄR KAN EN MISSTANKE RAPPORTERAS:

• Rapportera skriftligen genom länken längst ner på hemsidan www.renoa.se
• Rapportera muntligen genom att lämna ett röstmeddelande till Jim Kinnunen, HR chef
• Boka ett möte (fysiskt, via Teams eller telefon) genom att kontakta Jim Kinnunen, HR chef

Anonymitet: Det går att rapportera anonymt. Den rapporterande personens identitet kommer inte att efterfrågas i något skede.

Tidsfrister: Bekräftelse av att en rapport har tagits emot lämnas senast sju dagar från mottagandet, om inte den rapporterande har avsagt sig bekräftelse eller rapportmottagaren har anledning att anta att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet. Inom tre månader från bekräftelsen lämnas återkoppling i skälig utsträckning om åtgärder som har vidtagits vid uppföljning av rapporten och om skälen för dessa.

Om du som rapporterar vill ha ett möte ska detta ordnas inom skälig tid.

FALSKA ANKLAGELSER, ICKE RELEVANT INTEGRITETSKRÄNKANDE INFORMATION ELLER RAPPORTER MED SKADLIGT UPPSÅT

Den som lämnar en rapport ska vara uppriktig. Inga anklagelser får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Vi ser allvarligt på missbruk av systemet.

Ovidkommande integritetskränkande information, till exempel icke relevant information om hälsostatus, politisk eller religiös tillhörighet eller sexuell läggning får inte ingå i en rapport.

3.      UTREDNINGSPROCESSEN

RAPPORTMOTTAGARE

Endast de av ledningen utsedda rapportmottagarna har åtkomst till rapporter som inkommit via visselblåsarkanalen.

Rapportmottagare är:

• Jim-Markus Kinnunen

Samtliga rapportmottagare är bundna av sekretess, vilket säkerställer en konfidentiell hantering av visselblåsarärenden. Vid en utredning kan rapportmottagarna inkludera personer som tillför information och/eller expertis till utredningen och dessa personer är i sådant fall, även de, skyldiga att iaktta sekretess.

Rapportmottagarna har en självständig ställning gentemot bolagets ledning och bestämmer självständigt vilka frågor som ska prioriteras. Vare sig styrelsen, VD, chefsjuristen eller någon annan har rätt att ge rapportmottagarna instruktioner om hur arbete med uppföljningsärende ska skötas.

Ingen har heller rätt att vidta bestraffande åtgärder mot en rapportmottagare som utför sina arbetsuppgifter i ett visselblåsarärende.

HANTERING AV RAPPORTER

Vid mottagandet av en rapport beslutar rapportmottagare om rapporten ska godkännas eller avvisas. Om rapporten godkänns vidtas lämpliga åtgärder för utredning. Se Utredning nedan.

Rapportmottagarna ska neka hanteringen av en rapport om:

• rapporten inte faller inom ramen för vad som får anmälas i visselblåsarfunktionen (se 1 ovan När kan den interna visselblåsartjänsten användas?), eller om
• rapporten inte har gjorts i god tro.

Härutöver kan rapportmottagarna neka att hantera en rapport om:

• det inte finns tillräcklig information för att utreda ärendet, eller om
• ärendet som rapporten berör redan har åtgärdats.

Ovidkommande integritetskränkande information, till exempel icke relevant information om hälsostatus, politisk eller religiös tillhörighet eller sexuell läggning får inte ingå i en rapport.

Rapportmottagarna ansvarar för korrekt hantering av rapporter. Om en rapport inte faller inom ramen för vad som ska utredas som ett visselblåsarärende meddelar rapportmottagaren detta till den som har gjort anmälan (förutsatt att så är möjligt). Om anmälaren önskar eller om det annars är lämpligt, överlämnar rapportmottagaren anmälan till aktuell chef.

UTREDNING

Samtliga rapporter som har klassificerats som ett visselblåsarärende (”Visselblåsarrapport”) utreds och hanteras i enlighet med denna policy. För att rapporten ska utgöra en Visselblåsarrapport krävs att den faller inom ramen för vad som får anmälas i visselblåsarfunktionen (se 1 ovan När kan visselblåsartjänsten användas?).

Under utredningen gäller följande principer:

• En Visselblåsarrapport hanteras konfidentiellt.
• En Visselblåsarrapport utreds inte av någon som är berörd eller inblandad i ärendet.
• Ingen rapportmottagare eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera en visselblåsare som valt att vara anonym.
• Rapporterande person kommer aldrig att utsättas för hindrande åtgärd eller repressalier.

SKYDD FÖR DEN RAPPORTERANDE PERSONEN

• En medarbetare som uttrycker en genuin farhåga eller misstanke enligt denna visselblåsarpolicy riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktion eller personliga nackdel till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att den rapporterande personen handlat i god tro, dvs haft skälig anledning att anta att informationen om missförhållandena var sann.
• Utöver den rapporterande personen omfattar även skyddet indirekta repressalier som träffar t.ex. den rapporterande personens kollegor eller familjemedlemmar.
• Förbudet mot repressalier är reglerat i lag och gäller för rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang.
• Den rapporterande personens identitet behandlas konfidentiellt och kommer inte obehörigen att lämnas ut till tredje part eller till personen som pekas ut i rapporten.
• I fall av misstänkt brott kommer den rapporterande personen att informeras ifall dennes identitet kan komma att lämnas ut till behöriga myndigheter respektive vid ett domstolsförfarande.

INFORMATION TILL DEN RAPPORTERANDE PERSONEN

Information till den rapporterande personen ska lämnas enligt följande:

• inom sju dagar ska den rapporterande personen få en bekräftelse på att rapporten är mottagen, om inte den rapporterande personen har avsagt sig bekräftelse.
• inom tre månader från bekräftelsen få återkoppling i skälig utsträckning om åtgärder som har vidtagits vid uppföljning av rapporten och om skälen för dessa; och
• i förekommande fall, information om att en uppgift som kan identifiera den rapporterande personen kommer att lämnas ut, om inte informationen gör att syftet med uppföljningen eller åtgärderna hindras eller försvåras.

I de fall den rapporterande personen har rapporterat anonymt, kan rapportmottagarna bekräfta, återkoppla och ställa uppföljningsfrågor till den som har rapporterat endast om det är möjligt utan att röja den rapporterande personens identitet.

INFORMATION TILL DEN UTPEKADE PERSONEN

Den som utpekas i en rapport ska informeras om den behandling av personuppgifter som sker eller kan komma att ske i samband med att en Visselblåsarrapport har lämnats. Detta innebär att den som utpekas i en rapport har rätt att få veta vilka personuppgifter som behandlas, varifrån dessa uppgifter har hämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Informationen får dock inte innehålla uppgift om identiteten hos den som lämnat visselblåsarrapporten. Denna skyldighet gäller förutsatt att detta inte leder till hinder för utredningen eller förstörelse av bevismaterial. Information om behandling av personuppgifter ska dock senast lämnas när åtgärd mot utpekad vidtas.

4.      REDOVISNING AV UTREDNINGAR OCH STATISTIK

Löpande rapportering:

När utredningen av en Visselblåsarrapport slutförts kommer rapportmottagaren att rapportera resultatet till representant för företagsledningen.

I händelse av att utsedd representant är föremål för en utredning eller anklagelse kommer annan representant för företagsledningen att bli informerad.

Årlig rapportering:

En kortfattad sammanställning över inkomna ärenden, i form av statistik och en kort anonymiserad beskrivning av vad ärendena rör, redovisas årligen till företagsledning.

5.      ÖVRIGT

DOKUMENTERING

Rapportmottagare är ansvariga för att dokumentera och tillse att visselblåsarrapporten behandlas i enlighet med Visselblåsarlagens, GDPR och andra dataskyddslagars bestämmelser om behandling av personuppgifter.

RADERING AV DATA

Personuppgifter får enligt lag endast sparas så länge som det finns ett ändamålsenligt syfte. Persondata som inkluderats i en rapport, en utredning eller som på annat sätt härrör från en rapport som omfattas av denna visselblåsarpolicy ska gallras senast två år från det att ärendet avslutats.

GRANSKNING AV VISSELBLÅSARPOLICYN

Denna visselblåsarpolicy kommer med jämna mellanrum att granskas och vid behov uppdateras av visselblåsar-teamet.

Visselblåsarpolicy Renoa Avloppstjänster AB med bilagor

Dataskyddsinformation avseende visselblåsning – visselblåsarkanal Renoa Avloppstjänster AB